Notes et dictée : vos données personnelles

Pourquoi ces données sont utilisées

Les notes servent à garder les faits utiles d’un contact commercial et à préparer son suivi. La dictée est facultative : vous pouvez toujours utiliser le clavier. Elle concerne votre propre compte rendu, pas l’enregistrement d’une conversation. Aucun profil vocal ni identification du locuteur n’est créé. Évitez les informations de santé, de vie privée et les opinions sur les personnes.

Responsable du traitement

À renseigner par votre entreprise

Contact pour vos droits

hrenebazin@gmail.com

Base légale déclarée par le responsable

À renseigner par le responsable

Hébergement et destinataires techniques

Hébergement en France ; hébergeur et modalités d'accès à préciser

L’autorisation du micro est une permission du navigateur ; elle ne remplace pas la base légale du traitement. Le responsable doit vous informer des modalités propres à votre situation et, si nécessaire, vous remettre sa notice générale.

Ce qui est traité et partagé

Le navigateur capture votre voix après votre action sur « Dicter ». L’audio passe par une connexion sécurisée vers le serveur de l’application et est transcrit en mémoire avec Whisper. L’application ne crée aucun fichier audio, ne transmet pas l’audio à OpenAI ou SYSTRAN et n’utilise pas vos dictées pour entraîner un modèle. Le micro s’arrête lorsque vous arrêtez ou annulez la capture. Un calcul déjà reçu peut finir pendant le délai maximal avant libération de ses données en mémoire.

Le brouillon reste modifiable. Aucun texte n’est enregistré en base avant votre validation. La note enregistrée peut contenir des noms, coordonnées, produits et faits commerciaux. Elle est accessible aux comptes autorisés par les droits de votre entreprise : auteur, gestionnaires et commerciaux concernés selon les portefeuilles.

Le partage du contenu des notes avec l’analyse IA, les relances et les outils de lecture de notes de l’assistant externe est désactivé. L’analyse locale reste disponible. Un texte que vous copiez vous-même dans un chat IA ou dans un courriel suit le traitement de ce service distinct.

Conservation et effacement

Audio : aucun fichier conservé par l’application. Le brouillon vocal n’est pas enregistré dans le stockage du navigateur et est effacé lors de l’annulation ou du départ de la page.

La durée de conservation doit être définie par le responsable avant activation de la dictée.

Les sauvegardes, courriels envoyés, exports et contenus générés antérieurement ont une procédure distincte. Une suppression dans l’application ne les efface pas automatiquement. Votre responsable doit préciser leurs durées et appliquer les demandes d’effacement à ces copies.

Exercer vos droits

Vous pouvez relire et corriger vos notes, et les supprimer dans leur fiche selon vos droits. Si vous disposez d’un compte, vous pouvez vous connecter puis télécharger les notes que vous avez rédigées et qui vous sont encore accessibles. Ce téléchargement n’est pas un inventaire exhaustif de toutes les données vous concernant.

Pour l’accès complet, la rectification, l’effacement, la limitation ou l’opposition selon la base légale applicable, contactez le responsable indiqué ci-dessus. Il vérifie votre identité et la portée de la demande, et répond en principe sous un mois. Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la CNIL.

Signalements de bugs

Le bouton « Signaler un bug » permet de transmettre volontairement un problème aux gestionnaires de votre entreprise. Le texte, la page concernée, votre compte et l’état du traitement sont enregistrés dans l’application. Aucune capture d’écran n’est enregistrée.

Pour préparer un signalement, un historique technique reste dans l’onglet : 20 étapes maximum sur les 30 dernières minutes, limitées aux catégories de pages, actions de navigation et filtres de période. Les identifiants de fiches, noms de clients, recherches libres et textes saisis ne sont pas conservés par cet historique. Les pages de connexion et de gestion des comptes en sont exclues.

Avant l’envoi, vous pouvez relire et effacer cet historique. Il n’est joint que si vous cochez l’option correspondante. Votre signalement est accessible à vous-même et aux gestionnaires de votre entreprise, pendant 90 jours maximum dans la base active. Vous pouvez le supprimer depuis sa fiche. Les sauvegardes suivent leur propre cycle de conservation. Évitez les données personnelles ou confidentielles dans le texte libre ; le responsable du traitement reste celui indiqué dans cette notice.

Si l’agent de correction est activé pour votre entreprise, une option séparée, décochée par défaut, permet d’autoriser le transfert du titre, de la description, du résultat attendu et du contexte joint vers un dépôt GitHub privé et Codex (OpenAI), pour proposer un correctif. Un gestionnaire peut aussi autoriser ce transfert depuis la fiche. Le nom du compte et l’identifiant de l’entreprise ne font pas partie du transfert technique ; le texte libre doit être relu pour retirer toute donnée personnelle. Cette option ne détermine pas à elle seule la base légale du traitement.

Les tickets GitHub, les propositions de code, les journaux du workflow et le traitement OpenAI suivent les conditions et durées propres à ces services. La suppression dans l’application et sa purge à 90 jours ne suppriment pas automatiquement ces copies externes. Leur effacement doit être traité séparément par l’exploitant. Avant activation sur des données réelles, celui-ci doit encadrer les sous-traitants, la conservation, les éventuels transferts hors EEE et l’information des personnes.

Un récapitulatif quotidien peut être envoyé à l’adresse d’assistance configurée pour l’entreprise, via son relais SMTP. Il contient des compteurs, des numéros de signalement, des catégories de pages, des états et des liens nécessitant une connexion. Il ne reprend ni les textes libres ni l’historique de navigation. La boîte de réception suit sa propre durée de conservation.